Centro congressi

E' un lavoro entusiasmante quello che facciamo, reso indimenticabile da quei clienti che ti danno l'onore della loro presenza.

COME SI ORGANIZA UN BUON EVENTO AZIENDALE?
Ecco alcuni consigli e suggerimenti pratici per realizzare un evento di successo, organizzare congressi, riunioni, corsi, workshop, incontri senza incappare in piccoli errori di percorso

1. Organizzare l'evento da soli o no?
Per rispondere a questa domanda bisogna valutare alcune variabili fondamentali: la tipologia di evento, la complessità dell'organizzazione, il numero di partecipanti, un loro eventuale alloggio, la disponibilità di risorse interne e know how capace di gestire la cosa.
Se l’organizzazione interna può non bastare o si preferisce delegare l'organizzazione dell'evento o parte di essa, lo staff del Finis Africae, può intervenire fornendo servizi di consulenza e assistenza sull’organizzazione e gestione dell’evento.

2. Farsi due conti
Il budget è una variabile importante: sia perché considerare la propria volontà di spesa influiscono in maniera direttamente proporzionale sulle capacità di servizi aggiuntivi per l'evento, come il menù, sia perché aiuta a tenere sempre sott'occhio il budget.

3. Invio del materiale alla location dell'evento.
Preparate i pacchi con brochure, manifesti, penne, gadget e quant'altro e inviate inserendo nell'indirizzo il nome del vostro referente della struttura alberghiera, così da essere sicuri che il pacco non finisca in cucina o simili.
Mettete bene in evidenza anche la data del meeting, il nome dell’azienda o agenzia organizzatrice ed il titolo dell’evento: pensate che una struttura come il Finis, ha in calendario diversi eventi aziendali, sociali o ludici e poche e semplici informazioni possono agevolare la coordinazione del gruppo di lavoro.

4. La presentazione Powerpoint
Per ogni intervento è sempre bene avere un power point da proiettare sul fondo, che aiuta a focalizzare l'attenzione del pubblico sui punti più salienti, a creare meno distrazione e è anche utile per non far perdere il filo al relatore.
Ma è importante controllare la presentazione: ovvero, testarla non solo sul proprio pc, per verificare che funzioni bene anche in sala congressi (Risoluzione dello schermo, caratteri e files modificati vanno sempre copiati sul pc che utilizzate in sala congressi, o il power point va salvato nella versione chiusa, come si fa con un word che si trasforma in pdf per evitare problemi nella lettura)
Bisogna poi ricordarsi che la proiezione sarà su un maxischermo. Per cui caratteri e colori devono essere bel leggibili.

E' arrivato il gran giorno.


5. Controlli e test al videoproiettore

Per evitare problemi tecnici, quando la sala è già piena, con tutto il pubblico seduto, si consiglia di fare qualche test a sala vuota, con la possibilità di chiedere l’intervento di un tecnico esperto e risolvere ogni problema possa eventualmente emergere.


6. Il clima giusto in sala
Sembrerà sciocco, ma anche la temperatura di un ambiente, può influenzare la riuscita di un evento. Una sala troppo calda distrarrà e innervosirà il pubblico, una troppa fredda creerà uguale disagio, come una sala dall'aria viziata o con cattivo odore, farà perdere la concentrazione.
Per questo è bene accertarsi che ci sia una giusta ventilazione e che all'occorrenza si possa cambiare e regolare velocemente la temperatura dell'ambiente.


7. Allestimento della sala per l'evento
Quando si allestisce una sala è sempre bene decorare il tavolo dei relatori con manifesti dell'evento o loghi aziendali, sia per dare più forza al brand, sia perchè costituiranno lo sfondo delle varie immagini che sicuramente saranno scattate. Pensate di allestire un piccolo set fotografico, in cui dovrete abbellire il tavolo, facendo emergere la vostra azienda o l'evento in programma.
Per aiutare il pubblico e i giornalisti, è sempre bene stampare i nomi dei relatori, in una dimensione visibile e adagiarli sul tavolo di fronte a loro.
Quanto ai relatori, è bene prevedere delle bottigliette d'acqua con bicchieri. Se il tema trattato riguarda l'ambiente o se comunque l'azienda manifesta una propensione alle tematiche ambientali, potrebbe essere interessante anche sostituire le biottigliette d'acqua con caraffe e utilizzare materiali ecologici e bidoncini per la raccolta differenziata.

8. Allestimento sedie e tavoli

Le sedie vanno allineate, meglio con uno spazio centrale. Non troppo distanti dal tavolo del relatore, per creare maggiore empatia, ma neanche troppo attaccate.
Se l'evento che si sta organizzando è un corso di aggiornamento o un workshop per cui bisogna prendere appunti, le sedie dovranno essere dotate del supporto per scrivere.
Se si vogliono creare gruppi di lavoro, si dovranno prevedere e allestire dei tavoli rotondi.
Se l'evento è una presentazione, un convegno, il lancio di un prodotto, una serata cerimoniale per l'azienda, è bene che le sedie siano allineate, come una platea.
Se invece si intende organizzate un brai storming, un evento di confronto fra figure aziendali o simili, la formazione dovrà essere a ferro di cavallo, per incentivare la partecipazione del pubblico e ridurre il senso di distanza con il gruppo e i relatori.

9. Coffee Break
Dopo la seconda e la terza ora di riunione, è dimostrato che l'attenzione tende a calare bruscamente. Per questo è bene organizzare una pausa di 10-15 minuti, un coffee break, da prevedere sia a metà mattinata che a metà pomeriggio per riattivarsi e stimolare la concentrazione.
Un buon caffè, un succo di agrumi, della frutta fresca, qualche snack leggero sono più che sufficienti per ricaricare le batterie. Se la pausa dura troppo, diventa poi più difficile tornare in sala con la dovuta concentrazione.

10. Al ristorante

Se si prevede un pranzo di lavoro per continuare il meeting nel pomeriggio, meglio scegliere un menù leggero, ma ricco di vitamine e pietanze facilmente digeribili, ma energizzanti.
Una formula consigliata è quella del buffer, in quanto più veloce e capace di contribuire a instaurare uno scambio fra i partecipanti e uno spirito di gruppo.
Se l'evento è di tipo cerimoniale, come una serata per celebrare l'anniversario di attività dell'azienda, o un traguardo raggiunto, per il menù della cena si può osare di più e la soluzione con il servizio ai tavoli è certamente più elegante e rilassante.
La cena può essere anticipata da un aperitivo bordo piscina e può essere accompagnata o seguita da animazione musicale e magari anche da pirotecnici fuochi d'artificio, di sicuro effetto.


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